ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΑΚΑΔΗΜΑЇΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΟΥ

ΤΜΗΜΑ ΙΑΤΡΙΚΗΣ ΣΧΟΛΗ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΥΓΕΙΑΣ

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ

Ακαδημαϊκός Σύμβουλος σπουδών

Ø  Ο θεσμός του Ακαδημαϊκού Συμβούλου σπουδών στηρίζεται στο άρθρο 35, Νόμος 4009/2011 ΦΕΚ Α 195, όπου αναγράφονται τα ακόλουθα: «Ο σύμβουλος σπουδών καθοδηγεί και υποστηρίζει τους φοιτητές στα προγράμματα σπουδών τους. Με τον Εσωτερικό Κανονισμό κάθε ιδρύματος ορίζεται η εκ περιτροπής ανάθεση καθηκόντων συμβούλου σπουδών σε καθηγητές και ρυθμίζονται τα ειδικότερα σχετικά θέματα».

Ø  Το ρόλο του Ακαδημαϊκού Συμβούλου αναλαμβάνει κάθε μέλος ΔΕΠ του Τμήματος Ιατρικής ανεξαρτήτως βαθμίδας και θέσης.

Ø  Οι   Ακαδημαϊκοί   Σύμβουλοι   που   συνταξιοδοτούνται   πριν   την αποφοίτηση των φοιτητών τους αντικαθίστανται από το Τμήμα με νέος    Συμβούλους.    Ο    απερχόμενος    Σύμβουλος    έχει    την υποχρέωση της παράδοσης όλων των στοιχείων και την ενδελεχή ενημέρωση του νέου Συμβούλου για τον καθένα από τους φοιτητές του.

Ø  Οι ακαδημαϊκοί σύμβουλοι θα παρακολουθούν τους φοιτητές τους οποίους   αναλαμβάνουν   από   την   αρχή   μέχρι   το   τέλος   των σπουδών τους.

Ø  Ο   θεσμός   του   Ακαδημαϊκού   Συμβούλου   είναι   υποχρεωτικός θεωρώντας   ότι   η   ακαδημαϊκή   συμβουλευτική   θα   συμβάλλει σημαντικά στην επιτυχία των σπουδών των φοιτητών.

Ø  Η  Γραμματεία  του  Τμήματος  Ιατρικής  μετά  την  εγγραφή  των

REGULATION FOR THE ACADEMIC ADVISOR

SCHOOL OF MEDICINE, FACULTY OF HEALTH SCIENCES, ARISTOTLE UNIVERSITY OF THESSALONIKI, GREECE

Academic studies advisor

Ø  The institution of the Academic Advisor is based on the Article 35, Law 4009/2011, OGG A 195, which states: “The study advisor guides and supports students in their curricula. The Rules of Procedures of each institution stipulate the rotation duties of the study advisor’s for the faculty members and regulate the specific issues.”

Ø  The role of the Academic Advisor is performed by every faculty member of the School of Medicine, regardless of the rank and the position.

Ø  The Academic Advisors who retire before the graduation of their students are replaced with another Advisor by the School of Medicine. The outgoing Advisor has the obligation to provide all the information and thoroughly inform the new Advisor about each of his students.

Ø  The Academic Advisors will monitor the students, who they undertake, from the beginning until the end of their studies.

Ø  The institution of the Academic Advisor is obligatory, considering that the academic counseling will significantly contribute to the success of students’ studies.

Ø  The Secretariat of the School of Medicine, after students’ 

φοιτητών  και  την  ανάληψη  του  ιδρυματικού  λογαριασμού  των, ενημερώνει τους φοιτητές για τα μέλη ΔΕΠ που έχουν οριστεί ως Ακαδημαϊκοί Σύμβουλοι για όλα τα έτη των σπουδών τους.

Ø  Αντίστοιχα,  η  Γραμματεία  του  Τμήματος  Ιατρικής  ενημερώνει  τα μέλη ΔΕΠ που έχουν οριστεί ως Ακαδημαϊκοί Σύμβουλοι για τους νέους φοιτητές.

Κατανομή των φοιτητών στους Ακαδημαϊκούς Συμβούλους

Ø  Η  κατανομή  των  φοιτητών  στους  Ακαδημαϊκούς  Συμβούλους γίνεται   ως   ακολούθως:   Με   το   δεδομένο   ότι   ο   αριθμός   των νεοεισαγόμενων   πρωτοετών   φοιτητών   είναι   μικρότερος   του αριθμού    των   μελών   ΔΕΠ,    αντιστοιχίζονται    τα    μέλη    ΔΕΠ αλφαβητικά με τον αντίστοιχο πίνακα των εισαγόμενων φοιτητών. Συμπληρωματικά   εισαγόμενοι   φοιτητές   αντιστοιχίζονται   με   τη συνέχεια του πίνακα των μελών ΔΕΠ. Έτσι, κατά το πρώτο έτος λειτουργίας το σύνολο των εισαγόμενων φοιτητών αποκτά ένα μέλος ΔΕΠ ως ακαδημαϊκό Σύμβουλο. Και επειδή το σύνολο των μελών  ΔΕΠ  είναι  μεγαλύτερο  του  συνολικού  ετήσιου  αριθμού πρωτοετών φοιτητών, κατά τη δεύτερη χρονιά εφαρμογής η λίστα συνεχίζεται   από   τα   μέλη   ΔΕΠ   που   δεν   είχαν   αποκτήσει συστοίχιση με κάποιον φοιτητή.

Ø  Με    την    έναρξη    της    ακαδημαϊκής    χρονιάς    στον    φοιτητή γνωστοποιείται  το  όνομα  του  Ακαδημαϊκού  Συμβούλου  του  μετά την εγγραφή του στη Γραμματεία του Τμήματος και ο φοιτητής πρέπει να έρθει το συντομότερο δυνατόν σε επαφή μαζί του. Στο σημείο   αυτό   τονίζεται   η   αναγκαιότητα   ευαισθητοποίησης   του φοιτητή για την αναζήτηση του Ακαδημαϊκού Συμβούλου,  διότι η αντίστροφη  αναζήτηση  –  λόγω  προσωπικών  δεδομένων  –  δεν είναι εύκολη.

                                                                                                  Ø  Η πρώτη συνάντηση ακαδημαϊκού συμβούλου και φοιτητή θα

registration and assumption of the institutional account, informs each student about the faculty member appointed as his/her Academic Advisor for all the years of their studies.

Ø  Respectively, the Secretariat of the School of Medicine informs the faculty members, who have been appointed as Academic Advisors for the new students

Students’ distribution to the Academic Advisors

Ø  Students’ distribution to the Academic Advisors is as follows: Given that the number of the newly admitted freshmen students is less than the number of the faculty members, the faculty members are assigned alphabetically to the corresponding list of admitted students. Thereinafter admitted students are matched with the continuation of the faculty member’s list. Thus, in the first year of operation, all admitted students acquire a faculty member as an Academic Advisor. Whereas the total number of the faculty members is greater than the total number of the freshmen students, in the second year of operation the list will be continued by the faculty members who have not been aligned with a student.

Ø  At the beginning of each academic year the student is notified of the name of her/his Academic Advisor after the registration to the Secretariat of the School of Medicine. The student must contact him as soon as possible. It is emphasized that the awareness of the student for the search of the Academic Advisor is necessary, since the reverse quest - because of personal data - is not easy.

Ø  The first meeting of each Academic Advisor with a student

πρέπει  να  γίνει  σε  μία  εβδομάδα  εντός  του  μήνα  Νοεμβρίου (οριζόμενη ως εβδομάδα Ακαδημαϊκού Συμβούλου).

Ø  Σε   περίπτωση   απουσίας   του   Ακαδημαϊκού   Συμβούλου   σε εκπαιδευτική   ή   άλλη   άδεια,   το   αντίστοιχο   αρχείο   και   τα συμβουλευτικά    του    καθήκοντα    αναλαμβάνει    προσωρινά    ο εκάστοτε   αντικαταστάτης   του,   όπως   ορίζεται   από   τον   ίδιο εγγράφως προς το Τμήμα.

Ø  Σε περίπτωση που ο Ακαδημαϊκός Σύμβουλος δεν ανταποκρίνεται στα καθήκοντά του με τον οφειλόμενο για το θεσμό τρόπο, ο φοιτητής  ή  οι  φοιτητές  τους  οποίους  έχει  αναλάβει,  μπορούν  να ζητήσουν  με  αιτιολογημένη  αίτησή  τους  προς  το  Τμήμα,  την αντικατάστασή του.

Καθήκοντα Ακαδημαϊκών Συμβούλων

Ø  Άνοιγμα καρτέλας φοιτητή

Ο   Ακαδημαϊκός   Σύμβουλος   κατά   τη   διάρκεια   της   πρώτης συνάντησης λαμβάνει γνώση και διατηρεί την ακαδημαϊκή καρτέλα του φοιτητή που του παρέχεται από τη Γραμματεία και αποτελείται από  ένα  xls  με  προκαθορισμένα  πεδία,  σύμφωνη  με  τις  οδηγίες της  Αρχής  Προστασίας  Δεδομένων.  Συμπληρωματικά  στοιχεία μπορούν να απαιτηθούν μόνο μετά από έγγραφη συγκατάθεση του    φοιτητή    (γενικότερη    οικογενειακή    κατάσταση,    ιδιαίτερα ενδιαφέροντα, μελλοντικές επιδιώξεις, προβλήματα υγείας κ.λ.π.). Η   ακαδημαϊκή   καρτέλα   κάθε   φοιτητή   θεωρείται   εμπιστευτικό έγγραφο, τη φύλαξη και ευθύνη του οποίου έχει αποκλειστικά και μόνο  ο  Ακαδημαϊκός  Σύμβουλος  ή  ο  οριζόμενος  αντικαταστάτης του.

Ø  Γενικό συμβουλευτικό έργο

should be held in a week during the month of November (defined as the Academic Advisor's Week).

Ø  In the case of Academic Advisor’s absence, due to educational or other leave, the respective file and the advisory duties are temporarily undertaken by another faculty member, as defined by him in writing to the School of Medicine.

Ø  If the Academic Advisor does not fulfill her/his duties in the manner required for the institution, the student or students she/he has undertaken may request her/his replacement with an reasoned application to the Scholl of Medicine.

The duties of the Academic Advisors

Ø  Opening of students’ academic record

During the first meeting the Academic Advisor takes notes and maintains student’s academic record, provided by the Secretariat and consists of an xls file, with predefined fields, in accordance with the instructions of the Data Protection Authority. Additional information may be required only with the written student’s consent (general marital status, particular interests, future aspirations, health problems, etc.). The academic record of each student is considered as a confidential document, whose custody and responsibility shall lie exclusively to the Academic Advisor or his / her designated replacement.

Ø  General consultative work 

Ο  Ακαδημαϊκός  Σύμβουλος  έρχεται  σε  επαφή  με  κάθε  φοιτητή που  έχει  αναλάβει  τουλάχιστον  δύο  (2)  φορές  κατά  τη  διάρκεια κάθε εξαμήνου ως εξής:

α)  κατά  την  έναρξη  του  εξαμήνου  και  πριν  από  τη  διαδικασία δηλώσεως μαθημάτων,

β) κατά το τέλος του εξαμήνου και μετά την έκδοση των αποτελεσμάτων  των  εξετάσεων,  τα  οποία  πρέπει  ο  φοιτητής  να γνωστοποιήσει στον Ακαδημαϊκό Σύμβουλο, ώστε να ενημερωθεί ανάλογα η καρτέλα του.

Δεδομένου   ότι   τον   Οκτώβριο   και   τον   Μάρτιο   αυτές   οι   2 ημερομηνίες είναι κοινές, κατ’ ουσίαν οι επαφές – συναντήσεις του φοιτητή με τον Ακαδημαϊκό του Σύμβουλο είναι 3 φορές τον χρόνο.

Ο Ακαδημαϊκός Σύμβουλος συμβουλεύει τον φοιτητή ανάλογα, χωρίς οι υποδείξεις του να έχουν υποχρεωτικό χαρακτήρα.

Ø  Ειδικό συμβουλευτικό έργο

α) Το έργο του Ακαδημαϊκού Συμβούλου είναι να καθοδηγεί και να υποστηρίζει  τους  φοιτητές  στο  πρόγραμμα  σπουδών  τους  αλλά και  σε  προσωπικά  προβλήματα  που  σχετίζονται  με  τις  σπουδές τους,  καθώς  και  να  υποδεικνύει  στους  φοιτητές  τον  βέλτιστο τρόπο  για  την  επίτευξη  των  ατομικών  τους  στόχων  σε  κάθε επίπεδο των σπουδών τους.

β) Ιδιαίτερη μνεία γίνεται  στην παρακολούθηση από  μέρους των Ακαδημαϊκών   Συμβούλων   των   επιδόσεων   των   φοιτητών   στο κλείσιμο των Ενοτήτων Προπτυχιακών Σπουδών τους έτσι ώστε να   μη   βρίσκονται   οι   φοιτητές   στην   δυσάρεστη   θέση   να καθυστερούν  την  περαιτέρω  ακαδημαίκή  πορεία  τους  λόγω  μη συμπλήρωσης των απαιτούμενων ECTS.

γ)   Στα   προχωρημένα   έτη   των   σπουδών   (κλινικά   έτη),   ο

The Academic Adviser contacts each student, who has undertaken, at least two (2) times during each semester as follows:

a)    at the beginning of each semester and before the course’s registration

b)    at the end of the each semester and after the publication of examinations’ results, which the student must notify to the Academic Advisor, in order to update students’ academic card accordingly.

Since in October and March these 2 dates are common, the meetings of the student with her/his Academic Advisor are 3 times per year.

The Academic Advisor counsels the student accordingly, without his suggestions being mandatory.

Ø  Specific consultative work

a) The work of the Academic Advisor is to guide and support students in their curriculum but also in personal problems related to their studies, as well as to indicate to students the best way to achieve their individual goals at each level of their studies.

(b) Special mention is made in the monitoring of the students' performance in the closing of the Undergraduate Studies Module by the Academic Advisers. In this way the students will not be in the unpleasant position of delaying their further academic course due to failure to complete the required ECTS.

c) During the advanced years of study (clinical years), the Academic

Ακαδημαϊκός     Σύμβουλος     συμβουλεύει     τον     φοιτητή     να διαμορφώσει     την     καλύτερη     δυνατή     αντίληψη     για     την επαγγελματική του ζωή.

δ)  Επίσης,  ο  Ακαδημαϊκός  Σύμβουλος  μπορεί  να  καλέσει  τον φοιτητή σε περίπτωση που του ζητηθεί τούτο από κάποιο μέλος ΔΕΠ,   η  από  τη   διοίκηση   του  Τμήματος  σε  περίπτωση   που διαπιστωθούν  προβλήματα  οποιασδήποτε  φύσης  (π.χ.  συνεχείς απουσίες,      συστηματικά      κακή      απόδοση      σε      ασκήσεις, αναιτιολόγητη εγκατάλειψη κύκλου σπουδών)

ε)   Τέλος,   και  σε   ιδιαίτερες   περιπτώσεις   αδυναμίας   επίλυσης προβλημάτων  από  τον  Ακαδημαϊκό  Σύμβουλο,  εισηγείται  στην Επιτροπή Φοιτητικών Ζητημάτων ή στην Επιτροπή Προπτυχιακού Προγράμματος Σπουδών ή στον Πρόεδρο του Τμήματος μετά από ενημέρωση του φοιτητή.

Ø  Ανατροφοδότηση (feedback)

Για    τη    περαιτέρω    βελτίωση    του    θεσμού,    αλλά    και    την ευαισθητοποίηση   των   μελών   ΔΕΠ,   απαιτείται   στο   τέλος   της ακαδημαϊκής  χρονιάς  η  κωδικοποιημένη  (ανώνυμη  ως  προς  τα στοιχεία του φοιτητή) αποστολή αποτελεσμάτων κάθε μέλους ΔΕΠ  σε  σχέση  με  τους  φοιτητές  που  έχουν  υπό  την  εποπτεία τους.  Η  συγκέντρωση  και  αξιολόγηση  γίνεται  από  εντεταλμένο μέλος  της  Επιτροπής  Φοιτητικών  Ζητημάτων  και  το  πόρισμα κοινοποιείται στην ΟμΕΑ, αλλά και τον Πρόεδρο.

Η   συμμετοχή   στη   γενικότερη   διαδικασία   του   Ακαδημαϊκού Συμβούλου   κάθε   μέλους   ΔΕΠ   μπορεί   να   πιστοποιηθεί   και αναγνωρισθεί  ως  επιπλέον  προσόν  στις  διοικητικές  διαδικασίες του Τμήματος.

Advisor consults the student to form the best possible perception of his professional life.

d)  Moreover, the Academic Advisor can call the student in case this is requested by a faculty member, or by the administration of the School of Medicine in case of any nature of problems (eg continuous absences, systematic poor performance in exams, unjustified abandonment of Studies Module)

e)    Finally, in particular cases of inability to solve problems the Academic Advisor suggests to the Committee for Student’s affairs, or the Committee for Undergraduate studies curriculum, or the Head of School of Medicine, after informing the student.

Ø  Feedback

In order to further improve this institution, but also to raise the awareness among the faculty members, at the end of the academic year it is required the coded (anonymous to the student data) sending of the results by each faculty member for the students that they supervise. The collection and evaluation shall be carried out by an authorized member of the Committee for Student’s affairs and the result shall be communicated to the Committee for the Appraisal, as well as to the Head of the School of Medicine

The participation of each faculty member in the general procedure of the Academic Advisor can be certified and recognized as an additional qualification in the administrative procedures of the School of Medicine.